Winnaars hebben een plan, verliezers een excuus

Deze quote komt uit het boek Yes, een crisis van Marc Lammers (voormalig dameshockeycoach). Menigeen zou het boek vanwege de titel links laten liggen, maar op inhoud spreekt het erg aan. Er wordt een parallel getrokken tussen het dameshockeyteam en organisaties (met name bedrijven). Het team maakt een crisis door na het ‘verlies’ van het goud in 2004. Hoe ze in Beijing uiteindelijk Olympisch kampioen werden in 2008, wordt pakkend in het boek beschreven. Ze hadden een afwijkend, maar goed onderbouwd, plan en zo overwonnen ze de crisis en hun concurrenten.

In China (hoe toepasselijk) bestaat het woord crisis uit twee tekens. Het eerste teken staat voor het begrip gevaar en het tweede voor kans. In zijn boek beschrijft hij een aantal kansen. Hieronder staan er tien opgesomd. Tevens wordt uitgelegd wat er mee wordt bedoeld en wordt er een link gelegd met continuïteitsplanning.

Kans 1: Koester de rust van een crisis

Organisaties die tijdens een crisis minder werk hebben, zouden eigenlijk blij moeten zijn. Ze krijgen nu de tijd zichzelf beter te maken.

Wat zijn nu de kritische processen en moeten doorgaan om de organisatie te laten voortbestaan? Wie heeft de kritische kennis en kunde om deze vervolgens over te kunnen dragen.

Kans 2: Wijk af van je normale pad

Een crisis vergt nieuwe inzichten. Die krijg je niet in oude omstandigheden.

Bepaal welke scenario’s jouw organisatie kunnen raken en bedenk hoe de veerkracht van jouw organisatie gegarandeerd wordt. Zorg niet alleen voor financiële flexibiliteit.

Kans 3: Focus op het proces, niet op het resultaat

Zorg dat het proces klopt. Dan volgt het resultaat vanzelf.

Weet wat er binnen je organisatie gebeurt en stel waar nodig regelmatig bij. Continuïteitsplanning is ook een proces en heeft voor ogen de veerkracht van de organisatie na een crisis of calamiteit te behouden.

Kans 4: Zet je prestatie af tegen de concurrentie

Als je het minder slecht doet dan je concurrent tijdens de crisis, dan is de crisis al een stuk overzichtelijker.

Continuïteitsplanning hoeft niet veel geld te kosten en kan zelfs geld opleveren. Voorbeeld: ABN-AMRO kantoor in USA werd door brand getroffen. Na drie weken was men weer up and running en dat leverde nieuwe klanten op. Het kantoor had hiermee een (meer) betrouwbaar en solide imago opgebouwd.

Kans 5: Blijf vernieuwen, zoek het niet dichtbij

Vernieuwen kost geen energie, geen geld. Geld volgt goede ideeën, niet andersom.

Continuïteitsplanning kan aanzetten tot vernieuwing. Door het bepalen van de kritische processen(afhankelijkheden) komt men tot nieuwe inzichten. Voorbeeld: samenwerking met een organisatie uit een andere branche (Philips en DE).

Kans 6: 50 x 2 procent is ook 100%

Lijst van vijftig punten, die ieder voor twee procent verbetering van het proces kunnen zorgen.

Hoe kun je de veerkracht van een organisatie verbeteren? Beetje bij beetje, maar wel planmatig.

Kans 7: Meet wat je weten wilt

In een crisis moet je je niet neerleggen bij een gebrek aan informatie. Doe het wetenschappelijk verantwoord.

In een continuïteitsplan neem je alle relevante informatie (binnen en buiten de organisatie) op die relevant kan zijn bij het optreden van een crisis of een calamiteit (kritische processen, benodigde middelen, gegevens crisisteam, actiepatronen). Maak deze ook ten alle tijden beschikbaar.

Kans 8: Gun mensen inspraak

Betrokkenheid geeft motivatie en medeverantwoordelijkheid, inspraak kan leiden tot nieuwe inzichten of oplossingen voor de crisis. Stel wel een grens aan inspraak.

Laat de mensen meedenken in de continuïteitsmaatregelen. Zij kennen de werkvloer het beste en kunnen aangeven wat belangrijk is voor de organisatie om te behouden tijdens en na een crisis en/of calamiteit.

Kans 9: Laat je coachen als coach

Anderen kunnen je overzicht bieden.

Tijdens een crisis wordt meestal een crisisteam geïnstalleerd. Zij hebben ondersteuning (adviseurs en experts) nodig om gefundeerde beslissingen te kunnen nemen.

Kans 10: Bepaal waar je zit in de crisis

Check dat regelmatig, want dan weet je ook wat je moet doen om er uit te komen.

Zit je in de chaos-, consolidatie of nazorgfase? Neem de benodigde acties daarbij op in je plan.

Continuïteitsplanning laat je niet alleen nadenken over het voorkomen, verminderen en/of accepteren van risico’s. Het verbetert ook de processen binnen jouw organisatie. Door deze onder de loep te nemen en maatregelen waar nodig te nemen, zal de veerkracht van jouw organisatie (ZZP, MKB, overheden, non-profit en profit) gegarandeerd toenemen.
Zorg voor een (gedegen, creatief, innovatief, gedurfd, eigen) plan en je wordt geheid een winnaar!